REKLAMAA1-PAAR-(X2)-19-08----18-09-2019
    ARTYKUŁY IMPREZY FIRMY

    Redakcja Haloursynow.pl

    napisz maila ‹
    moje artykuły ‹

    (mat. prasowe)

    Prowadzenie działalności gospodarczej bez nieprzebranych ilości dokumentów w formie papierowej często wydaje się wręcz niemożliwe. Dziesiątki ryz papieru i zbiorników z tuszem do drukarek najczęściej otwierają listę zakupową większych i średnich przedsiębiorstw. Tymczasem biuro bez papieru nie jest już jedynie wymysłem futurystów, a powoli staje się rzeczywistością. Poznaj proces Paperless, który wdraża coraz więcej przedsiębiorców w Polsce.

    Co to jest Paperless?

    Jeśli chciałoby się określić w kilku słowach czym jest Paperless, można by powiedzieć, że to proces polegający na usunięciu papieru z firmy. Chodzi tu przede wszystkim o dokumenty i korespondencje, krążące zarówno wewnątrz firmy, jak i wychodzące poza nią. Bardzo często okazuje się, że faktury, listy, instrukcje postępowania, czy procedury, będące w formie drukowanej, dużo wolniej docierają do odbiorców. Ponadto fizyczny proces dostarczania i przechowywania tych dokumentów w dużej firmie może tworzyć dodatkowe trudności. Procesy Paperless mają na celu ułatwić funkcjonowanie przedsiębiorstwa w sferach, gdzie papier może być ograniczeniem.

    Paperless w mojej firmie – czy to już?

    Digitalizacja dokumentów to proces, który wydaje się nieunikniony z uwagi na postęp technologiczny. Być może zastanawiałeś się już nad tym, czy twoja firma potrzebuje rewolucji Paperless, czy może lepiej odwlec ją jeszcze w czasie. Niewątpliwie wprowadzanie zmian będzie wiązało się z drobnymi niedogodnościami i początkowym bałaganem, jednak zazwyczaj później następuje niezwykły porządek. Tylko skąd masz wiedzieć, że to już czas na zmiany?

    Istnieje kilka sytuacji, które mogą świadczyć o tym, że rewolucja w twojej firmie jest niezbędna. Przede wszystkim długi czas przebiegu procesów biznesowych, wynikający z braku automatyzmu w pewnych sytuacjach. Tworzenie papierowych dokumentów trudniej oprzeć o szablon, niż ma to miejsce w przypadku druków i procedur elektronicznych. Powinieneś także zwrócić uwagę na to, czy klienci twojej firmy nie narzekają na niedogodności związane z czasem przepływy faktur lub innych dokumentów. Musisz pamiętać, że nawet drobne problemy z kontrahentami mogą prowadzić do odwrócenia się ich w stronę konkurencji.

    Powinieneś także obiektywnie spojrzeć na organizację swojej firmy. Jeżeli posiadasz niestandardowe zbiory dokumentów albo odnalezienie odpowiedniego zajmuje pracownikom zbyt wiele czasu, powinieneś zdecydować się na zmiany. Podobnie będzie w przypadku, kiedy dokumenty wewnątrz firmy nie są odpowiednio przechowywane i może dojść, lub już doszło, do udostępnienia ich niepowołanym osobom.

    Korzyści wynikające z biura bez papieru

    Jeżeli rozwiązanie wyżej wymienionych problemów nie jest dla ciebie wystarczającą korzyścią, powinieneś wiedzieć, że zdigitalizowany obieg dokumentów wpływa korzystnie na jeszcze inne elementy działalności. Przede wszystkim obniża się koszt przepływu faktur i dokumentów. Oszczędzasz nie tylko na usługach pocztowych, ale też na obsłudze całego procesu. Ponadto przepływ danych jest szybszy i bezpieczniejszy. Ograniczasz koszty i miejsce niezbędne do magazynowania dokumentów, faktur i rolek kasowych. Odczują to zwłaszcza firmy zajmujące się drobną sprzedażą detaliczną. Jednak najważniejszą korzyścią jest to, że uciekniesz konkurencji i dokonasz przed nią tego, co i tak jest nieuniknione.

    Jeśli twoja firma realizuje zamówienia publiczne, na pewno spotkałeś się z pojęciem Platformy Elektronicznego Fakturowania. To miejsce, które pozwala na elektroniczny przypływ faktur za realizację zamówień publicznych, potwierdzeń i wszystkich innych dokumentów związanych z współpracą na tym szczeblu. Jest to spore ułatwienie w kontaktach z organami administracji publicznej. Ponadto daje możliwość bezpiecznego przesyłania dokumentów za pomocą jednolitych i e-dokumentów.

    Przebieg procesu Paperless

    Przejście na elektroniczne kasy i faktury to jeszcze nie jest biuro bez papieru. Przeprowadzenie procesu polega nie tylko na pozbyciu się tego nośnika informacji, ale na modernizacji procesów, które funkcjonują w całej firmie. Na początek warto przeprowadzić analizę i ocenić, co tak naprawdę „dolega” przedsiębiorstwu. Najlepiej, jeśli audytu dokona firma zewnętrzna, która jednocześnie przeprowadzi cię przez te zmiany.

    Samo poznanie problemów nie załatwi sprawy. Najważniejsze są dobre narzędzia w postaci gotowych rozwiązań informatycznych, które usprawnią działanie firmy, a nie staną się źródłem kolejnych kłopotów. Dlatego warto postawić na profesjonalistów, którzy będą w stanie odpowiednio dopasować systemy konkretnych, indywidualnych do potrzeb.

    Najczęściej wprowadzenie zmian wymaga zastosowania projektów testowych. Wdraża się je w jednym dziale lub gałęzi firmy, a potem ocenia wyniki. Zdarza się, że dopiero kolejny system będzie odpowiedni dla całego przedsiębiorstwa. Tym bardziej powinieneś postawić na renomowaną firmę, mającą doświadczenie w branży. Znajdziesz ją na stronie https://infinite.pl/.

    Znając już korzyści, jakie daje elektroniczna wymiana danych, koszt tego przedsięwzięcia okaże się niewysoki. Szybko odczujesz, że zainwestowane pieniądze zaczynają się zwracać. Czasem mogą pojawić się obawy, że nie poradzisz sobie z obsługą nowych systemów, albo nie będziesz miał czasu i chęci na opanowanie ich. Wtedy nie rezygnuj ze zmian i zleć obsługę firmom zewnętrznym, zajmującym się taką pracą na co dzień. Pozbędziesz się problemu, a twoje dokumenty znajdą się w rękach profesjonalistów.

    0Komentarze

    dodaj komentarz

    Multiplatforma internetowa HALOURSYNOW.PL nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy. Wpisy niezwiązane z tematem, wulgarne, obraźliwe lub naruszające prawo będą usuwane (regulamin).

    Treść niezgodna z regulaminem została usunięta. System wykrył link w treści i komentarz zostanie dodany po weryfikacji.
    Aby dodać komentarz musisz podać wynik
      Nie ma jeszcze komentarzy...
    Artykuł załadowany: 0.2921 sekundy
    REKLAMAA2-KUCHAREK6-(X2)--20-07----20-10-2019