Zamknij

Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty w biurze?

13:45, 31.07.2018 Redakcja Haloursynow.pl Aktualizacja: 20:55, 31.07.2018
Skomentuj mat. prasowe mat. prasowe

Właściwe przechowywanie dokumentów ma ogromne znaczenie w kwestii organizacji pracy i porządku. Jest również kluczowe z punktu widzenia bezpieczeństwa - należy dołożyć wszelkich starań, aby nie narazić poufnych danych na kontakt z osobami nieupoważnionymi.

Przechowywanie dokumentów a RODO

Głównym wyznacznikiem przechowywania danych powinno być ich bezpieczeństwo. Większość instytucji rządowych podaje określony zakres czasowy, podczas którego może zażądać przedstawienia dokumentów. Niewypełnienie tego obowiązku naraża nas na odpowiedzialność karną,  należy zatem chronić je przed zniszczeniem lub zagubieniem. Szczególnym przypadkiem są dokumenty związane z danymi osobowymi. W świetle nowo wprowadzonych przepisów o ochronie danych osobowych – RODO, administrator danych ma obowiązek uniemożliwić niepowołanym osobom dostęp do danych, chronić je przed nieautoryzowanym przetwarzaniem, wprowadzaniem zmian czy uszkodzeniem. Ma także obowiązek przedstawić np. klientowi, zakres w jakim są one przetwarzane, dlatego warto zadbać o bezpieczny, a jednocześnie łatwy dostęp do dokumentów. Zasady te dotyczą większości firm, gdyż obecnie znikomy ich odsetek nie przetwarza żadnych danych osobowych. W przypadku styczności z danymi pracowników czy kontrahentów powstaje obowiązek ich zabezpieczenia.

Dobre nawyki to podstawa!

Zarządzając dokumentacją warto wyrobić w sobie kilka dobrych nawyków. Po pierwsze nigdy nie należy zostawiać dokumentów na biurku – ochrona poufności zawartych w nich danych jest wtedy utrudniona. Te dokumenty, które nie będą nam potrzebne w najbliższym czasie, należy umieścić w odpowiednim miejscu, a te które są zbędne, należy zniszczyć z zachowaniem zasad bezpieczeństwa. Nie powinno się wyrzucać dokumentów do kosza, gdyż trudno ustalić, w czyje ręce trafią informacje w nich zawarte. Wychodząc z biura należy schować i zabezpieczyć dokumenty przed dostępem osób trzecich. Nie należy również zostawiać interesantów samych w pokoju z firmowymi dokumentami.

Warto pamiętać, że segregowanie i utrzymywanie porządku nie tylko ułatwia odnalezienie niezbędnych informacji na czas, np. w przypadku kontroli skarbowej. Minimalizuje również ryzyko oszustw i kradzieży danych – w usystematyzowanym zbiorze szybciej wykryjemy ewentualne nieprawidłowości. W tym celu przydadzą się różnego rodzaju segregatory, kuwety i organizery, dzięki którym będzie można według określonego schematu archiwizować dokumenty.

Ważne dokumenty pod kluczem

Dobre nawyki to jednak nie wszystko. Aby skutecznie zabezpieczyć dokumenty przed dostępem nieupoważnionych osób najlepiej jest skorzystać z fizycznych zabezpieczeń. W biurze doskonale sprawdzą się szuflady i szafy zamykane na klucz lub na szyfr. Należy pamiętać, że wszystkie dokumenty istotne z punktu widzenia firmy, należy niezwłocznie umieścić w zamykanych szafach, najlepiej takich, w których nie ma szklanych elementów. Dzięki temu, bez względu na zewnętrzne okoliczności, nikt nieupoważniony nie będzie mógł korzystać z danych. Wychodząc z pomieszczenia klucze powinno się zabierać ze sobą lub umieścić w innej bezpiecznej lokalizacji. Nie należy zostawiać ich w widocznym miejscu, gdyż nawet opancerzona szafa nie zda egzaminu, jeśli zostawimy klucze w zamku. Dobierając meble warto również zwrócić uwagę na sposób wykonania – wybierajmy takie, których tylna ściana jest wykonana z twardego materiału, a nie cienkiej sklejki. Solidniejsze meble utrudnią obejście zabezpieczeń.

Informacje są obecnie jednymi z najcenniejszych dóbr. Należy pamiętać o tym planując wystrój biura. To w naszej gestii leży dbanie o bezpieczeństwo dokumentów, szczególnie tych zawierających dane osobowe. Aby ułatwić sobie ten obowiązek warto sprawdzić na stronie np. https://wuteh.com.pl/ specjalnie zaprojektowane meble biurowe, dzięki którym ryzyko wycieku lub zniszczenia poufnych informacji będzie mniejsze.

(Redakcja Haloursynow.pl)

Co sądzisz na ten temat?

podoba mi się 0
nie podoba mi się 0
śmieszne 0
szokujące 0
przykre 0
wkurzające 0
facebookFacebook
twitterTwitter
wykopWykop
komentarzeKomentarze

komentarz(2)

DorisDoris

0 0

Można wynająć magazyn samoobsługowy jako "archiwum" np. Less Mess Storage. Ja tak zrobiłam. polecam rozwiązanie 17:55, 04.01.2021

Odpowiedzi:0
Odpowiedz

reo

AlaAla

0 0

Bardzo fajną opcją są magazyny samoobsługowe ja jak Doris też się zdecydowałam się na Less Mess i dodam że bardzo trafiony pomysł. 15:58, 15.01.2021

Odpowiedzi:0
Odpowiedz

0%