Zamknij

Jak poprawnie rozliczyć koszty zagranicznej podróży służbowej?

12:13, 11.03.2020 Redakcja Haloursynow.pl Aktualizacja: 12:25, 11.03.2020
Skomentuj mat. prasowe mat. prasowe

Coraz więcej polskich firm współpracuje z kontrahentami z innych krajów, w związku z czym ich pracownicy często odbywają zagraniczne podróże służbowe. Wiele wątpliwości budzi kwestia rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej. Jak zatem zrobić to prawidłowo?

Jak właściwie przeliczyć koszty poniesione w obcej walucie?

W sytuacji, gdy pracownik w dniu wyjazdu otrzymał zaliczkę w walucie obcej, a do tego przekazana mu została służbowa karta płatnicza z dostępem do konta walutowego, za pomocą której pokrył część wydatków, nasuwa się pytanie, jaki kurs waluty należy przyjąć do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej? 

Z ustawy o podatku dochodowym nie wynika wprost, jaki kurs należy zastosować, aby przeliczyć koszty zagranicznej podróży służbowej pracowników poniesione w walucie obcej. Ogólna zasada mówi jednak, że koszty poniesione  w walutach obcych powinny być przeliczone na złotówki po kursie średnim ogłoszonym przez NBP w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień ich poniesienia.

Zakładając zatem, że pracownik wydatki za nocleg udokumentował fakturą, a za przejazdy taksówką potwierdził paragonem, który opłacił, korzystając z karty, a przysługujące mu diety rozliczone zostały natomiast z przekazanej mu zaliczki, należy wówczas zastosować różne kursy dla poszczególnych wydatków.  Dietę oraz wydatek udokumentowany paragonem, należy przeliczyć na złotówki po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego, poprzedzającego rozliczenie podróży służbowej. Do wydatku na hotel należy natomiast zastosować średni kurs NBP dla danej waluty z ostatniego dnia roboczego, poprzedzającego wystawienie potwierdzającej go faktury. 

Należy zaznaczyć także, że przy dokonywaniu rozliczenia kosztów podróży zagranicznej pracownika mogą powstać różnice kursowe. Gdy wartość kosztu poniesionego w walucie obcej po przeliczeniu według odpowiednio zastosowanego kursu na złotówki, okaże się wyższa niż w dniu jego faktycznej zapłaty, wówczas powstają dodatnie różnice kursowe, które zwiększają przychody. Jeżeli natomiast wartość wydatku po przeliczeniu na złotówki według kursu NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający jego poniesienie jest niższa od wartości kosztu w dniu jego zapłaty, wówczas występują ujemne różnice kursowe, które należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. 

Jak poprawnie rozliczyć zaliczkę?

Samo rozliczenie zaliczki w walucie obcej udzielonej pracownikowi na poczet zagranicznej podróży służbowej nie powoduje powstania u pracodawcy kosztu podatkowego. Momentem, w którym wydatki poniesione przez pracownika stają się kosztem, jest chwila rozliczenia wydatków, jakie pracownik poniósł w związku z podróżą, którą odbył. Należy zauważyć również, że zwrot niewykorzystanej zaliczki także jest obojętny podatkowo dla pracodawcy. 

Kurs, jaki należy zastosować do wyceny zaliczki wypłaconej w walucie obcej z rachunku walutowego to średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień wydania pieniędzy. Taki sposób należy przyjąć do przeliczenia wypłaconej pracownikowi diety. Aby wycenić wypływające z rachunku walutowego środki pieniężne, trzeba zastosować metodę FIFO lub LIFO. Wybranej metody nie można zmieniać w trakcie roku obrotowego. 

Na rynku usług księgowych działamy już od ponad 10 lat. Naszym atutem jest doświadczenie i profesjonalizm. Prowadzimy księgi rachunkowe dużych i małych firm. Zajmujemy się także sprawami kadrowymi i doradztwem. Zapraszamy do współpracy. Więcej informacji o nas na naszej stronie http://efekta.waw.pl/.

(REKLAMA)
facebookFacebook
twitterTwitter
wykopWykop
komentarzeKomentarze

komentarz(0)

Brak komentarza, Twój może być pierwszy.

Dodaj komentarz

0%