Ciekawi prelegenci i merytoryczność prezentacji – to głównie na nich skupia się uwagę organizując konferencję. Nie wolno przy tym zapomnieć, że sukces takiego spotkania wyznacza również miejsce jego zorganizowania. Na co zwrócić uwagę, by wybór sali konferencyjnej okazał się przysłowiowym strzałem w dziesiątkę?
Traktując salę konferencyjną jako inwestycję, nie można na niej oszczędzać. Prestiżowy ośrodek o wysokim standardzie i profesjonalna obsługa uczestników spotkania zwiększają prawdopodobieństwo, że zwróci się ona z dużą nawiązką. Przyjemnie jest bowiem zdobywać wiedzę w miłym otoczeniu. Natomiast troska, by zaproszeni goście nie mieli problemu z dotarciem do odpowiedniej sali, da im dobre skojarzenia z firmą organizującą konferencję.
Sala na miarę ilości uczestników
Poszukiwania sali powinno poprzedzić określenie ilości uczestników konferencji. W zbyt ciasnym pomieszczeniu duża grupa osób nie będzie czuła się komfortowo. Część z nich najprawdopodobniej zdecyduje się na opuszczenie spotkania. Z kolei zbyt duża przestrzeń może rozproszyć uwagę. Sala sprawi wrażenie pustej, a zbyt duży dystans dzielący prelegenta od słuchaczy niekorzystnie wpłynie na nawiązanie kontaktu między nimi. W dużej, pustej sali nie da się również uniknąć dźwięków odbijanych się od ściany, co potęguje nieprzyjemność ich odbioru.
Dobre wyposażenie to duży atut
Coraz częściej prelekcje oparte są na technikach multimedialnych. Wybór sali konferencyjnej powinien więc uwzględniać jej zaplecze techniczne. Najlepszym rozwiązaniem będzie miejsce, wraz z którym udostępnione zostaną wszelkie urządzenia, jakie planuje się wykorzystać w trakcie konferencji. W przeciwnym razie firma organizująca spotkanie będzie musiała zadbać o nie we własnym zakresie. Szukanie np. profesjonalnego nagłośnienia i systemów multimedialnych to strata czasu, którego często brakuje przy organizowaniu eventów konferencyjnych. To również dodatkowy stres, którego takie okazje dostarczają w dużych dawkach.
Bankiet, obiad, a może tylko kawa?
W zależności od tego, jak długo trwać ma konferencja, warto wziąć pod uwagę możliwość skorzystania z oferty bankietowej, obiadowej lub bufetu kawowego, przy którym uczestnicy spotkania odpoczną w czasie przerw pomiędzy prelekcjami. Wybór sali konferencyjnej może więc oprzeć się również na zapleczu kulinarnym, którym dane miejsce dysponuje. Jego brak może wiązać się z potrzebą znalezienia odpowiedniej firmy cateringowej. W przypadku kilkudniowych konferencji dobrze jest wziąć pod uwagę, czy w ofercie wraz z salą dostępne są miejsca noclegowe dla uczestników spotkania.
Wybierając salę konferencyjną warto zadbać o każdy element, który w jakikolwiek sposób może wpłynąć na komfort pracy uczestników. To m.in. klimatyzowane pomieszczenie i łatwy dostęp do bezprzewodowej sieci internetowej. Zaletą będzie również możliwość regulowania natężenia światła odpowiednio do potrzeb oraz komfortu prelegentów i słuchaczy. Warto mieć na uwadze, że każdy szczegół konferencji może w sposób znaczący wpłynąć na wizerunek firmy, która ją organizuje.
Źródło: http://www.konferencjenimbus.pl/
Brak komentarza, Twój może być pierwszy.
Dodaj komentarz